e-Billing, Belege und Dokumente

Der elektronische Beleg und seine Einsparungspotentiale.

In der neuen Software-Lösung 4m bieten wir unseren Kunden den "4m-Beleg-Generator" für die Gestaltung von Belegen (Lieferscheine, Rechnungen, Auftragsbestätigungen usw.) sowie deren Aufbereitung als PDF und den automatischen Versand per e-Mail.

 

Darüber hinaus können, wie schon bisher, kontextbezogene Dokumente an der jeweils geeigneten Stelle (Datensatz / Vorgang) in der Applikation abgelegt werden.

Beleg-Generator

  • Im Beleg-Generator wird der Beleg in Form eines Formulars mit fixen Texten und Platzhaltern für die variablen Belegelemente gestaltet. Die Logos (Firmen-Logo, Anschrift usw.) werden 1:1 in das Formular integriert. 
  • Die Formulare werden mit den von p4m aufbereiteten Beleginhalten (Variablen) im Prozess der Standard Belegausgabe (Belegdruck) befüllt. 
  • Die Ausgabe erfolgt direkt an einen Windows-Drucker und/oder als PDF. 
  • Die PDF-Belege werden danach in einem Archiv abgelegt und können von dort jederzeit 1:1 nachgedruckt werden. Die Belege stehen immer als Original elektronisch zur Verfügung und können von den einzelnen Aufträgen oder aus dem Belegarchiv aufgerufen werden.  
  • e-Mail-Belegversand
    Die PDF-Belege können einzeln oder über den Beleglauf automatisch als e-Mail versandt werden. Die verlagsspezifischen Anforderungen an eine Signierung sind im  Einzelnen und auf Basis der geltenden Rechtslage individuell zu beurteilen.

Ihre Vorteile

  • Die Belege werden in Ihrer CI mit Ihren Werbebotschaften gestaltet.
  • Kostengünstige PDF-Belege können elektronisch versandt werden.
  • Sie sparen so unnötige Drucksorten-, Druck-, Konfektionierungs- und Porto-Kosten.
  • PDF-Belege liegen immer als Original vor und können so jederzeit leicht aus dem Archiv oder aus der Auftragsbearbeitung aufgerufen werden.
  • Sie entsprechen so vorbildlich dem aktuellen Rechnungslegungsgesetz.

Kontextbezogene Dokumentenablage

Mit der Verlagssoftware 4m ist es einfach möglich alle Ihre Dokumente zu einem bestimmten Thema (Angebot, Auftrag, Bestellung, Reklamation, Korrespondenz, Kalkulation, usw.) an der Stelle abzulegen an der Sie diese im Alltag benötigen. Das zeitaufwändige Suchen in Ordnern ist ab nun Vergangenheit.

  • Sie verknüpfen beliebig viele Dokumente mit einem Datensatz. Von diesem Datensatz aus können diese verbundenen Dokumente jederzeit wieder einfach geöffnet oder bearbeitet werden. z.B. Angebote, Bestellungen, Korrespondenz zu den Kunden und Kontakten, Kalkulationen zum Titel usw.
  • Sie können diese Dokumente zur einfacheren Identifikation mit einer kurzen Notiz ergänzen.
  • Unterstützte Formate: *.doc, *.xls, *.pdf, *.txt, *.rtf, *.html, *.jpg und *.pcx (weitere Formate auf Anfrage)

übersichtlich, komfortabel und kostensparend

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